Februar 19, 2025
Incentive-Reisen für Mitarbeiter: Steuerliche Vorteile nutzen und Abgaben optimieren
Incentive-Reisen steuerlich optimieren: Erfahre, wie du Mitarbeiterreisen richtig absetzt, Steuerfallen vermeidest und finanzielle Vorteile nutzt. Die nachfolgenden Informationen richten sich an Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Andere Länder können diese Art von Events steuerlich anders behandeln.
1. Steuerliche Einordnung von Incentive-Reisen
Incentive-Reisen sind Belohnungsreisen für Mitarbeiter oder selbstständige Vertriebspartner, oft als Anerkennung für besondere Leistungen. Steuerlich gibt es dabei zwei mögliche Einordnungen:
- Betriebsveranstaltung (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG) - dies nur der Vollständigkeit halber, trifft für Incentive-Reisen jedoch meist nicht zu
- Falls die Reise als betriebliche Veranstaltung (wie ein Firmenevent) organisiert wird, können die Kosten bis 110 € pro Mitarbeiter (brutto!, max. 2 Veranstaltungen pro Jahr) steuerfrei bleiben.
- Wird dieser Betrag überschritten, ist der übersteigende Teil steuerpflichtig und muss als geldwerter Vorteil behandelt werden. Außerdem kippt die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs
- Arbeitslohn (geldwerter Vorteil)
- Wenn nur bestimmte Mitarbeiter als Belohnung teilnehmen dürfen (z. B. Top-Verkäufer), sieht das Finanzamt die Reise als zusätzlichen Arbeitslohn.
- In diesem Fall ist die Reise grundsätzlich steuer- und sozialversicherungspflichtig.
- Alternative: Du kannst die Lohnsteuer (zzgl. Soli und ggf. Kirchensteuer) pauschal mit 25 % (§ 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG) übernehmen, sodass deine Mitarbeiter steuerlich entlastet werden. Bei Pauschalisierung hat den Vorteil, dass sie zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung führt.
2. Umsatzsteuer und Betriebsausgaben
- Die Kosten für die Incentive-Reise sind als Betriebsausgaben abzugsfähig, solange sie betrieblich veranlasst sind.
- Vorsteuerabzug ist möglich, sofern die Reise keinen reinen Privatcharakter für die Mitarbeiter hat.
- Achtung bei Betriebsveranstaltungen und 110 € "Freibetrag": Wird dieser Betrag überstiegen, entfällt nicht nur die Steuerfreiheit sondern auch der Vorsteuerabzug!
3. Gestaltungsmöglichkeiten zur Steueroptimierung
- Fortbildungscharakter einbauen: Wenn du z. B. Schulungen oder Workshops in das Programm einbindest, kann die Reise als berufliche Fortbildung gelten und steuerfrei sein.
- Betriebsveranstaltung statt Einzelleistung: Falls die Reise für alle Mitarbeiter offen ist, kann sie unter die 110-€-Regel fallen. Allerdings ist dies Bei Incentive-Reisen zu 99% nicht zutreffend.
- Pauschalversteuerung wählen: So vermeidest du, dass Mitarbeiter oder selbstständige Partner selbst Steuern zahlen müssen.
Leider werden Incentive-Reisen steuerlich immer mehr Riegel vorgeschoben, da es einige Unternehmen auch ein wenig mit der "Kreativität" übertrieben haben. Die hier aufgeführten Informationen sind lediglich Tipps und sollen einen kleinen Überblick über die Möglichkeiten und vor allem die Fallen, in die man tappen kann, geben. Sie ersetzen selbstverständlich nicht die Beratung durch einen Steuerberater oder Steueranwalt!
Trotz allem halten dich Steuern und Abgaben nicht von der Durchführung einer Incentive-Reise als Auszeichnung guter Leistungen deiner Mitarbeitenden ab? Sehr gut! Dann kontakte uns gern und gemeinsam gestalten wir eine Incentive-Reise, an die du und deine Teilnehmer und Teilnehmerinnen sich noch lange erinnern werden!